Организационное консультирование и управление проектами

Организационная структура Компании - это не просто схема, на которой указаны подразделения и взаимосвязи между ними. Она должна отражать логику функционирования организации и соответствовать стратегическим направлениям ее развития.
В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:

  • у сотрудников нет четкого понимания того, кто и за что несет ответственность 
  • взаимосвязи между подразделениями и отдельными сотрудниками не оптимальны, существуют зоны "безответственности" или дублирования 
  • эффективность функциональных процессов не позволяет предупреждать отрицательные результаты и совершенствовать деятельность 
  • структура организации не отражает реальных процессов ее функционирования - различие в административном и функциональном подчинении приводит к накладкам и конфликтам 
Оптимизация организационной структуры Компании предполагает последовательное выполнение следующих шагов:
  • Экспресс-анализ потребностей в консультировании. 
  • Диагностика действующих структур организации (организационной, функциональной, информационной, кадровой). 
  • Формирование стратегии развития. 
  • Реорганизация бизнес-процессов (направлений деятельности). 
  • Реорганизация ключевых функций управления. 
  • Реорганизация структуры управления компанией. 
  • Обучение персонала. 
  • Внедрение изменений. 

Экспресс-анализ потребностей проводится бесплатно, так как только после его завершения можно определить, чем конкретно вызвана потребность в оптимизации структуры, какой объем работ реально требуется для компании, сколько будут стоить работы.
Диагностика действующих структур организации - организационной, функциональной, информационной, кадровой - проводится для оценки узких мест и нарушений логики функционирования Компании. Диагностика может проводиться с тем или иным охватом различных структур, в зависимости от результатов экспресс-анализа.


Обучение
В зависимости от конкретной ситуации наши консультанты могут порекомендовать провести небольшое - всего шесть-восемь часов, но принципиально важное обучение для ключевых фигур компании по:

  • формированию целей развития организации, 
  • определению зон ответственности каждого работника.

После проведения такого обучения наши специалисты в ходе рабочих индивидуальных и групповых встреч направляют, контролируют и курируют процесс разработки целей развития организации и стратегии их достижения:

  • выбор Проектов, направленных на развитие Компании, 
  • управление Проектами, 
  • четкое распределение задач, поддерживающих функционирование организации и т.д. 
Основным результатом оптимизации организационной структуры является приведение ее в соответствие специфике деятельности Компании за счет:

  • закрепления зон ответственности и полномочий; 
  • четкого распределения функций менеджмента по организационным звеньям; 
  • фиксации места каждого работника и подразделения в процессе деятельности Компании; 

Закрепить изменения поможет комплект документов внутрифирменного управления:

  • Положение о структуре управления 
  • Положения о подразделениях 
  • Должностные инструкции 
  • Инструкции по выполнению бизнес-процессов 

Преимущества, недостатки и ограничения:

  • Повышение эффективности координации деятельности структурных подразделений и сотрудников, качества и скорости принятия и исполнения решений с одновременным снижением количества ошибок и накладок. 
  • Изменение зон ответственности и полномочий обычно вызывает сопротивление сотрудников на различных уровнях управления. Необходимость проведения целенаправленной работы по формированию инновационной готовности и повышению управленческой квалификации менеджеров. 
  • Эту услугу не рекомендуется применять в случаях преобладания проектных направлений работы над цикличными процессами производства и реализации продуктов/услуг. В данном случае необходимо проведение мероприятий по подготовке и реализации бизнес-проектов. 

На основании сформированной бизнес-стратегии и в соответствии с ней принимаются решения о реструктуризации Компании, ее финансовом оздоровлении, подготовке и реализации бизнес-проектов, изменении организационной структуры фирмы, оптимизации бизнес-процессов, кадровой политики и пр.

Процессный подход к организации управления бизнесом — это стержень большинства современных подходов к построению систем управления. Внедрение процессного подхода позволит значительно повысить эффективность деятельности предприятия, его конкурентоспособность и сократить издержки.
Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций (бизнес-процессов), конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей.
В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:

  • Реструктуризация Компании и/или смена собственников бизнеса, внедрение новых подходов к управлению;
  • Развитие Компании, сопровождаемое увеличением количества незафиксированных правил выполнения работ;
  • Снижение эффективности деятельности и управления Компанией или отдельными направлениями деятельности; 
  • Отсутствие прозрачности осуществления бизнес-процессов и распределения ответственности за результат; 
  • Проблемы операционного характера: необходимость увеличения объемов производства, значительные издержки, снижение качества, высокая длительность операций; 
  • Подготовка к внедрению Системы менеджмента качества; 
  • Значительный неконтролируемый рост численности персонала;
  • Подготовка к упорядочиванию информационных потоков и автоматизации деятельности Компании; 
  • Совершенствование системы документационного обеспечения управления (ДОУ). 
Оптимизация бизнес-процессов – совершенствование существующих бизнес-процессов за счет ликвидации их явных недостатков (неопределенные конечные и промежуточные результаты, завышенные сроки, отсутствие ответственного, необоснованные или невыполняемые необходимые работы и т.д.), оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Оптимизация позволит значительно сократить длительность операционных циклов, улучшить основные показатели деятельности, увеличить управляемость и прозрачность бизнеса, повысить рыночную стоимость компании.
Основной целью оптимизации бизнес-процессов является качественное улучшение деятельности Компании и ее отдельных направлений.
При проведении реижиниринга бизнес-процессов решаются следующие задачи:

  • Определяются бизнес-процессы, приоритетные для эффективной работы Компании и достижения ее стратегических целей. 
  • Проводится анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п. 
  • Строится оптимальная модель выполнения процесса. 
  • Определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и промежуточным результатам, а также нормативы выполнения. 
  • Перерабатываются или разрабатываются заново формы - носители информации о ходе и результатах выполнения каждой операции. 
  • Разрабатываются административные инструкции (Регламенты), детально регламентирующие последовательность и содержание работ каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессе. 
  • Разрабатываются технические задания для автоматизации или настройки информационных потоков. 
  • Проводится тренинг сотрудников и мониторинг процедуры внедрения оптимизированных бизнес-процессов
  • Повышение конкурентоспособности Компании. Оптимальные пути реализации основной стратегии компании с учетом растущей конкуренции и развивающихся технологий. 
  • Повышение управляемости Компании за счет достижения прозрачности бизнес-процессов и повышения достоверности информации о их реализации. 
  • Повышение качества и скорости производства рыночного или внутреннего продукта с одновременным снижением издержек. 
  • Повышение эффективности использования материальных, финансовых и человеческих ресурсов. 
  • Повышение инвестиционной привлекательности Компании. 
  • Снижение загрузки Высших руководителей по "текущим" вопросам, рост профессионализма сотрудников, повышение качества взаимодействия между сотрудниками и подразделениями компании. 
  • Повышение скорости и надежности информационного обмена, снижение сроков и затрат на разработку и внедрение IT-систем.


Ограничения:

  • Оптимизация бизнес-процессов, как правило, ведет к увеличению загрузки сотрудников и связанным с этим проблемам социально-психологического характера. Работы по оптимизации бизнес-процессов необходимо сочетать с проведением целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры. 
  • Работы по оптимизации бизнес-процессов не рекомендуется проводить в Компаниях с численностью персонала до 30 человек, в силу их нецелесообразности по критерию затраты/результат.
  • Оптимизацию бизнес-процессов не рекомендуется применять в случаях крайне неопределенной позиции Компании на рынке и/или отсутствия у Высшего менеджмента стратегических ориентиров развития Компании.
К теме развития бизнеса применим как консалтинговый, так и аутсорсинговый подход.
Опыт работы дает нам возможность утверждать, что сам проектный подход при решении задач и аутсорсинг разработки и реализации определенных Проектов дает более качественный результат, чем консалтинг или самостоятельная реализация.
И тому две причины:

  • Аутсорсингом занимаются узкоспециализированные профессионалы, имеющие опыт проектной деятельности
  • Аутсорсинг непрофильных функций высвобождает ресурсы предприятия на выполнение основных задач компании
Аутсорсинг управления проектами (управление проектами Заказчика, администрирование проектов заказчика).

  • Консультанты берут на себя только разработку Проекта, а исполнение берет на себя Заказчик.
  • Консультанты берут на себя не только разработку Проекта, но и его исполнение.
  • Консультанты берут на себя исполнение Проекта, которое разработано силами компании – заказчика. 

Услуги внешнего Проектного Офиса подразделяются на: периодические, оказываемые на регулярной основе; разовые, запрашиваемые специально.
Регулярные услуги – это, например, разработка еженедельного аналитического отчета по состоянию проектов портфеля и т.п.
Разовые услуги – это, например, консультирование по управлению конкретным проектом при запуске.
Когда рекомендуется:

  • Появление/увеличение непрофильных для основного вида деятельности многофункциональных задач.
  • существует недостаток собственных компетенций в области управления проектами; 
  • нет целесообразности в найме отдельных сотрудников Проектного офиса в связи с тем, что они не требуются на полную занятость, а содержание и обучение сотрудников требует значительных финансовых средств; 
  • start-up и организация удаленных обособленных подразделений с выходом на проектную мощность

Результат:

  • Решение сложных многофункциональных задач заказчика;
  • Представление интересов заказчика. Эффективное проведение тендеров (минимизация затрат, детализация предложений подрядчиков);
  • Эффективное решение коммуникационных проблем, организация и подготовка отчетности о ходе проекта для всех уровней управления. Организация библиотеки проектов;
  • Эффективное управление персоналом заказчика (четкое распределение ответственности, контроль выполнения работ, формирование единой команды).

Выгоды для заказчика

  • Возможность сконцентрироваться на основном виде деятельности
  • Результативное исполнение Проектной функции. Тщательное планирование и мониторинг проектов (моделирование развития проекта, контроль изменений и рисков, контроль базовых планов)

Ход работ

  • При заключении договора на оказание услуги с Заказчиком оговаривается необходимый перечень и уровень услуг, оказываемых внешним Проектным Офисом.
  • Работа специалистов с заказчиками в рамках консалтинговых проектов, как правило, включает в себя:
    • диагностику; 
    • планирование действий и выработку корректирующих решений; 
    • внедрение проектных ИТ-систем; 
    • мониторинг использования предложенных подходов; 
    • оценку соответствия полученных результатов изначально поставленным целям.