Организационное консультирование и управление проектами

Оптимизация бизнес-процессов

Процессный подход к организации управления бизнесом — это стержень большинства современных подходов к построению систем управления. Внедрение процессного подхода позволит значительно повысить эффективность деятельности предприятия, его конкурентоспособность и сократить издержки. Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций (бизнес-процессов), конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей. В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:

• Реструктуризация Компании и/или смена собственников бизнеса, внедрение новых подходов к управлению;
• Развитие Компании, сопровождаемое увеличением количества незафиксированных правил выполнения работ;
• Снижение эффективности деятельности и управления Компанией или отдельными направлениями деятельности;
• Отсутствие прозрачности осуществления бизнес-процессов и распределения ответственности за результат;
• Проблемы операционного характера: необходимость увеличения объемов производства, значительные издержки, снижение качества, высокая длительность операций;
• Подготовка к внедрению Системы менеджмента качества;
• Значительный неконтролируемый рост численности персонала;
• Подготовка к упорядочиванию информационных потоков и автоматизации деятельности Компании;
• Совершенствование системы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Содержание и процедура консультирования

Оптимизация бизнес-процессов – совершенствование существующих бизнес-процессов за счет ликвидации их явных недостатков (неопределенные конечные и промежуточные результаты, завышенные сроки, отсутствие ответственного, необоснованные или невыполняемые необходимые работы и т.д.), оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Оптимизация позволит значительно сократить длительность операционных циклов, улучшить основные показатели деятельности, увеличить управляемость и прозрачность бизнеса, повысить рыночную стоимость компании.

Основной целью оптимизации бизнес-процессов является качественное улучшение деятельности Компании и ее отдельных направлений.

При проведении реижиниринга бизнес-процессов решаются следующие задачи:

• Определяются бизнес-процессы, приоритетные для эффективной работы Компании и достижения ее стратегических целей.
• Проводится анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п.
• Строится оптимальная модель выполнения процесса.
• Определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и промежуточным результатам, а также нормативы выполнения.
• Перерабатываются или разрабатываются заново формы - носители информации о ходе и результатах выполнения каждой операции.
• Разрабатываются административные инструкции (Регламенты), детально регламентирующие последовательность и содержание работ каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессе.
• Разрабатываются технические задания для автоматизации или настройки информационных потоков.
• Проводится тренинг сотрудников и мониторинг процедуры внедрения оптимизированных бизнес-процессов

Какие результаты Вы получите:

• Повышение конкурентоспособности Компании. Оптимальные пути реализации основной стратегии компании с учетом растущей конкуренции и развивающихся технологий.
• Повышение управляемости Компании за счет достижения прозрачности бизнес-процессов и повышения достоверности информации о их реализации.
• Повышение качества и скорости производства рыночного или внутреннего продукта с одновременным снижением издержек.
• Повышение эффективности использования материальных, финансовых и человеческих ресурсов.
• Повышение инвестиционной привлекательности Компании.
• Снижение загрузки Высших руководителей по "текущим" вопросам, рост профессионализма сотрудников, повышение качества взаимодействия между сотрудниками и подразделениями компании.
• Повышение скорости и надежности информационного обмена, снижение сроков и затрат на разработку и внедрение IT-систем.

Ограничения:

• Оптимизация бизнес-процессов, как правило, ведет к увеличению загрузки сотрудников и связанным с этим проблемам социально-психологического характера. Работы по оптимизации бизнес-процессов необходимо сочетать с проведением целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры.
• Работы по оптимизации бизнес-процессов не рекомендуется проводить в Компаниях с численностью персонала до 30 человек, в силу их нецелесообразности по критерию затраты/результат.
• Оптимизацию бизнес-процессов не рекомендуется применять в случаях крайне неопределенной позиции Компании на рынке и/или отсутствия у Высшего менеджмента стратегических ориентиров развития Компании.

Управление проектами

К теме развития бизнеса применим как консалтинговый, так и аутсорсинговый подход.

Опыт работы дает нам возможность утверждать, что сам проектный подход при решении задач и аутсорсинг разработки и реализации определенных Проектов дает более качественный результат, чем консалтинг или самостоятельная реализация.

И тому две причины:

• Аутсорсингом занимаются узкоспециализированные профессионалы, имеющие опыт проектной деятельности
• Аутсорсинг непрофильных функций высвобождает ресурсы предприятия на выполнение основных задач компании

Аутсорсинг Управления Проектами

Аутсорсинг управления проектами (управление проектами Заказчика, администрирование проектов заказчика).

• Консультанты берут на себя только разработку Проекта, а исполнение берет на себя Заказчик.
• Консультанты берут на себя не только разработку Проекта, но и его исполнение.
• Консультанты берут на себя исполнение Проекта, которое разработано силами компании – заказчика.

Услуги внешнего Проектного Офиса подразделяются на: периодические, оказываемые на регулярной основе; разовые, запрашиваемые специально.

Регулярные услуги – это, например, разработка еженедельного аналитического отчета по состоянию проектов портфеля и т.п.

Разовые услуги – это, например, консультирование по управлению конкретным проектом при запуске.

Когда рекомендуется:

• Появление/увеличение непрофильных для основного вида деятельности многофункциональных задач.
• существует недостаток собственных компетенций в области управления проектами;
• нет целесообразности в найме отдельных сотрудников Проектного офиса в связи с тем, что они не требуются на полную занятость, а содержание и обучение сотрудников требует значительных финансовых средств;
• start-up и организация удаленных обособленных подразделений с выходом на проектную мощность

Результат:

• Решение сложных многофункциональных задач заказчика;
• Представление интересов заказчика. Эффективное проведение тендеров (минимизация затрат, детализация предложений подрядчиков);
• Эффективное решение коммуникационных проблем, организация и подготовка отчетности о ходе проекта для всех уровней управления. Организация библиотеки проектов;
• Эффективное управление персоналом заказчика (четкое распределение ответственности, контроль выполнения работ, формирование единой команды).

Выгоды для заказчика

• Возможность сконцентрироваться на основном виде деятельности
• Результативное исполнение Проектной функции. Тщательное планирование и мониторинг проектов (моделирование развития проекта, контроль изменений и рисков, контроль базовых планов)

Ход работ

• При заключении договора на оказание услуги с Заказчиком оговаривается необходимый перечень и уровень услуг, оказываемых внешним Проектным Офисом.
• Работа специалистов с заказчиками в рамках консалтинговых проектов, как правило, включает в себя:
• диагностику;
• планирование действий и выработку корректирующих решений;
• внедрение проектных ИТ-систем;
• мониторинг использования предложенных подходов;
• оценку соответствия полученных результатов изначально поставленным целям.